Documento contenido en el Periódico Oficial Alcance 1 del 19 de octubre de 2020
Edición: Alcance 1
Número: 42
Páginas: 97
Contenido:
Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo. -Lineamientos para el proceso de Entrega Recepción de los Servidores Públicos.
LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA COMISIÓN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE HIDALGO.
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que según lo dispone el artículo 9 Bis, primero y séptimo párrafos de la Constitución Política del Estado de Hidalgo, la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo es un Organismo Público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, tendrá autonomía técnica y de gestión en el ejercicio de sus atribuciones y podrá decidir sobre su organización interna y funcionamiento, en los términos que disponga la Ley, cuyo objeto es la protección, defensa, estudio, investigación, promoción y difusión de los derechos humanos, así como el combate a toda forma de discriminación, su patrimonio será inembargable y su presupuesto irreductible. Para el cumplimiento de sus funciones, contará con una persona titular de la Presidencia, un Consejo Consultivo, Visitadurías Generales y una Secretaría Ejecutiva, así como, el demás personal administrativo indispensable para sus funciones.
SEGUNDO: Que con la publicación en el Periódico Oficial del Estado de Hidalgo de la Ley de Entrega Recepción de los Recursos Públicos del Estado de Hidalgo, se establecieron las bases generales conforme a las cuales, los servidores públicos de los Organismos Públicos Autónomos, darán cumplimiento a la obligación de entregar a quienes los sustituyan, al término de su empleo, cargo o comisión, los recursos humanos, materiales, financieros e información que les hayan sido asignados.
TERCERO: Que en la fracción VII del artículo 2 de la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de Hidalgo, se define a los “Lineamientos”, como las reglas, instrucciones y formatos que con base en las disposiciones reglamentarias emitan los Poderes del Estado y organismos públicos autónomos, según corresponda, en el ámbito de sus respectivas competencias, que tienen por objeto ordenar, orientar, dar transparencia y uniformidad al acto administrativo de entrega recepción de los servidores públicos de los organismos autónomos.
CUARTO: Que en la fracción VIII del artículo 2 de la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de Hidalgo, se entiende como “Órgano Interno de Control”, entre otros, a las Contralorías Internas o sus equivalentes de los Organismos Públicos Autónomos.
Por otra parte, en el artículo 14 de la mencionada Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de Hidalgo, se dispone que la entrega recepción, se realice mediante acta, con base en las disposiciones reglamentarias y en los formatos que al efecto emita el Órgano Interno de Control de los Organismos Públicos Autónomos.
QUINTO:- Que en la Ley de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo, se dispone en su artículo 132, fracción XIV, que el Órgano Interno de Control esta facultado para Intervenir en los actos de entrega-recepción de los servidores públicos de la Comisión, en los términos de la normativa aplicable.
SEXTO.- Que con fundamento en lo dispuesto por los artículos 2 fracciones VII y VIII y 14 de la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de Hidalgo, este Órgano Interno de Control emite los siguientes:
Lineamientos para el proceso de entrega recepción de los servidores públicos de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo.
VANIA TAMAHARA VITE RANGEL, Titular del Órgano Interno de Control de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 7, 49, fracción VII, de la Ley General de Responsabilidades Administrativas; 1, 2, fracción VII, 5, 9 y 10 de la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de Hidalgo y 130, 132, fracciones XXII y XXIII, de la Ley de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo, he tenido a bien emitir los siguientes:
Capítulo I
Disposiciones Generales.
Artículo 1.- Los presentes lineamientos tienen por objeto orientar, dar transparencia y uniformar el acto administrativo de entrega recepción de rendición de cuentas de información, asuntos, programas, proyectos, acciones y recursos a cargo de los servidores públicos de la Comisión, al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión.
Artículo 2.- Las disposiciones contenidas en los presentes lineamientos son obligatorias para los servidores públicos adscritos a la Comisión, desde el nivel de jefe de departamento o su equivalente; así como aquellos servidores públicos de niveles inferiores, que estén a cargo de administrar o manejar fondos, bienes o valores públicos, o bien que por la naturaleza e importancia de sus funciones deban realizar el acto de entrega-recepción.
Artículo 3.- Para los efectos de los presentes lineamientos, se entenderá por:
- a) Acta Administrativa de Entrega-Recepción: documento en el que se hace constar la entrega recepción de los recursos asignados, los asuntos a su cargo y el estado que guardan; la información documental y digital que tenga a su disposición de manera directa, así como el servidor público que lo sustituirá o a quien su superior jerárquico designe como responsable de la recepción.
- b) Anexos: Los formatos emitidos y autorizados por el Órgano Interno de Control y que forman parte del Acta Administrativa de Entrega-Recepción.
- c) Comisión: a la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo.
- d) Comité de Transición: el que se integrará por el personal que el Presidente entrante y saliente determine y apruebe para realizar el proceso de entrega-recepción.
- e) Entrega recepción Final: la que se origine al término de la administración del titular de la Comisión y del titular del Órgano Interno de Control.
- f) Entrega recepción Intermedia: la que se origine por causas distintas al término de administración, se separe el servidor público de su empleo, cargo o comisión.
- e) Ley: a la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de Hidalgo.
- f) Libro Blanco: documento público en el que se hacen constar las acciones y resultados obtenidos más destacados de un programa, proyecto o asunto relevante y trascendente de la Administración del Titular de la Comisión.
- g) Lineamientos: Los presentes Lineamientos para el proceso de entrega recepción de los servidores públicos de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo.
- h) Recursos: Los recursos humanos, financieros, materiales o de cualquier otro tipo con los que cuenta la Comisión, para el cumplimiento de sus funciones; o aquellos que tengan asignados los servidores públicos de la Comisión para ejercer sus facultades.
- i) Servidores Públicos: Las personas que desempeñan un empleo, cargo o comisión dentro de la Comisión.
- j) Servidor Público Entrante: Al servidor público que ocupará el puesto vacante.
- k) Servidor Público Saliente: Al servidor público que cause baja definitiva, o en su caso, sea designado para ocupar un cargo distinto al que venía desempeñando dentro de la Comisión.
- l) Servidor Público Responsable de la Recepción: Al servidor público designado por el superior jerárquico para llevar a cabo la recepción en el procedimiento de entrega-recepción.
Artículo 4.- Los servidores públicos de la Comisión, en los procesos de entrega-recepción, relativos al ejercicio de sus funciones, deben conducirse en estricto apego a los principios de legalidad, objetividad, profesionalismo, honradez, lealtad, imparcialidad, rendición de cuentas, eficiencia, eficacia, transparencia e integridad, que rigen el servicio público y que se encuentran contemplados en el Código de Ética de los Servidores Públicos de la Comisión.
Artículo 5.- La veracidad, integridad, legalidad, soporte y confiabilidad de la información que se rinda con motivo de los procesos de entrega-recepción, será responsabilidad del servidor público saliente, de quien participa en la elaboración o integración de la entrega-recepción y de quien valida la información contenida en ésta, de conformidad con sus atribuciones.
Los procesos de entrega-recepción deberán llevarse a cabo con la participación de un representante del área administrativa.
La participación del Órgano Interno de Control en el procedimiento de entrega-recepción sólo tiene como finalidad el verificar que la celebración del acto de entrega-recepción, se realice conforme a la normatividad aplicable; por lo que no valida su contenido, ni el de sus anexos.
Artículo 6.- La entrega-recepción se realizará mediante acta y registro de firmas, con base en los formatos que se encuentran contenidos en los anexos de los presentes Lineamientos, la que se acompañará de la siguiente información y documentación:
- Normatividad;
- Planeación;
- Información presupuestal;
- Financiera;
- Recursos materiales;
- Documentos y archivos;
- Adquisiciones y servicios;
- Obra pública;
- Organización;
- Fiscalización;
- Asuntos legales;
- Sistemas de Información;
- Transparencia y acceso a la información pública;
- Otros hechos.
La información y documentación constará en forma individual, en cada uno de los rubros que conforman los anexos en que se registren los recursos humanos, materiales, financieros e informáticos motivo de la misma.
Artículo 7.- El acta administrativa, con sus respectivos anexos y el registro de firmas, se elaborará en cuatro tantos, excepto cuando sea necesaria la emisión de cinco tantos de conformidad con lo establecido en la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de Hidalgo.
Artículo 8.- Los servidores públicos salientes se encuentran impedidos para sustraer, ocultar, alterar o dar mal uso a la información o documentación que por razón de su cargo hayan conservado bajo su custodia o a la cual tuvieron acceso.
Capítulo II
Del Procedimiento de entrega-recepción.
Artículo 9.- Es obligación del servidor público saliente, hacer del conocimiento inmediato y por escrito al titular del área administrativa y superior jerárquico de la separación de su empleo, cargo o comisión.
Artículo 10.- El proceso de entrega-recepción inicia con la notificación que deberá realizar el titular del área administrativa al Órgano Interno de Control, dentro de los cinco días hábiles contados a partir de la fecha en que tenga conocimiento de la separación del empleo, cargo o comisión del servidor público saliente; y concluye con la firma del acta respectiva.
Artículo 11.- El procedimiento de entrega-recepción, tratándose de entregas intermedias se efectuará en un plazo máximo de treinta días naturales; tratándose de la entrega final del titular de la Comisión, el plazo máximo para concluir el procedimiento de entrega-recepción será de cuarenta y cinco días naturales; ambos plazos contados a partir de la notificación del titular del área administrativa al Órgano Interno de Control.
Artículo 12.- El servidor público saliente deberá iniciar la preparación de la entrega-recepción desde el momento en que tenga conocimiento que dejará de ocupar el empleo, cargo o comisión.
Artículo 13.- El superior jerárquico del servidor público saliente, deberá:
- Informar al Titular del área administrativa, de la separación del empleo, cargo o comisión de los servidores públicos de la Comisión.
- Designar, en un plazo que no exceda de cinco días hábiles, al servidor público responsable de la recepción, en caso de que no exista designación de la persona que habrá de sustituir al servidor público saliente.
Asimismo, notificar de dicha designación al área administrativa y al servidor público responsable de la recepción.
III. Hacer del conocimiento del servidor público que entrega, el nombre del servidor público que lo sustituirá o, a falta de éste, el nombre del servidor público responsable para la recepción.
- En caso de deceso, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del servidor público saliente, designar al servidor público que indicará y describirá la información por entregar, dejando constancia del estado que guardan los asuntos y recursos del cargo correspondiente y hará entrega a la persona que sea nombrada de manera provisional o definitiva para la sustitución, sin menoscabo de la delimitación de responsabilidades.
Artículo 14.- La entrega-recepción deberá realizarse con la intervención del Órgano Interno de Control y con la presencia de dos testigos de asistencia, que serán designados por el servidor público saliente.
Artículo 15.- Previo a la formalización del acto de entrega-recepción, el servidor público saliente deberá remitir a la dirección de correo electrónico del Órgano Interno de Control, archivo digital del registro de firmas, acta de entrega-recepción así como sus anexos, a más tardar dentro de los quince días naturales contados a partir de la fecha de separación de su empleo, cargo o comisión.
El Órgano Interno de Control, una vez recibida el acta y sus anexos, revisará la forma y emitirá, en su caso, las consideraciones que procedan, haciéndolo del conocimiento al servidor público saliente quien deberá realizar las adecuaciones que procedan.
Hecho lo anterior, el Órgano Interno de Control señalará día y hora para la celebración del procedimiento de entrega-recepción.
Artículo 16.- Al acta de entrega-recepción, se deberá anexar la Constancia de no adeudo y liberación de resguardo de bienes, avalada por las distintas áreas de la Comisión. En caso de no contar con ésta al momento de la entrega, previa autorización por escrito del superior jerárquico, se deberá manifestar bajo protesta de decir verdad, que no se cuenta con adeudo alguno.
Artículo 17.- El servidor público saliente, de manera inmediata a la separación del empleo o cargo, deberá entregar al titular del área administrativa, las credenciales, gafetes o cualquier otro documento que lo identifique como servidor público de la Comisión.
Artículo 18.- La elaboración y firma del Acta Entrega-Recepción, así como de sus anexos, no exime al servidor público saliente de las responsabilidades en que pudiese haber incurrido durante su empleo, cargo o comisión.
Artículo 19.- Cuando el servidor público que recibió el acta de entrega-recepción, lo hiciera en calidad de servidor público responsable y, dentro de los treinta días naturales posteriores a la fecha de entrega, fuera designado el servidor público titular del puesto vacante, éste deberá elaborar Acta Complementaria de entrega-recepción y, en su caso, los anexos correspondientes.
En caso de que transcurriera un plazo mayor al antes mencionado para la designación del titular del puesto vacante, se deberá realizar el acta de entrega-recepción en los términos de los presentes Lineamientos.
Artículo 20.- En caso de que se detecten irregularidades o cualquier otro tipo de observaciones al contenido del acta y sus anexos, los servidores públicos entrantes deberán:
- Hacer del conocimiento al Órgano Interno de Control.
- Requerir al servidor público saliente para que aclare o proporcione la información o documentación necesaria que atienda las irregularidades, en un plazo que no deberá exceda de diez hábiles.
De no proceder conforme a lo anterior, el servidor público entrante incurrirá también en responsabilidad.
Artículo 21.- Los anexos del acta de entrega-recepción a utilizar para el procedimiento de entrega-recepción de los servidores públicos de la Comisión, son los siguientes:
- NORMATIVIDAD
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
1 | Relación de Disposiciones Jurídicas |
- PLANEACIÓN
No. de Anexo | Denominación del Anexo | ||
2 | Evaluación de Programas o Proyectos Coordinados |
III. PROGRAMÁTICA PRESUPUESTAL
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
3 | Presupuesto Autorizado y Modificaciones |
- FINANCIERO
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
4 | Informe de Ingresos Propios | |
5 | Soporte de la Autorización de Cuentas Públicas | |
6 | Estados Financieros | |
7 | Situación de Cuentas Bancarias | |
8 | Conciliaciones Bancarias | |
9 | Situación de Talonarios de Cheques en Uso | |
10 | Compromisos Pendientes de Pago | |
11 | Compromisos Pendientes de Cobro | |
12 | Registro de Firmas ante Dependencias Gubernamentales y otras instituciones. | |
13 | Fondos Revolventes Asignados | |
14 | Arqueo de Fondo Revolvente | |
15 | Reporte Ejecutivo del Comportamiento de la Deuda Pública Directa y Contingente | |
16 | Combinación de la(s) Caja(s) Fuerte(s) o de Seguridad Asignada(s) |
- RECURSOS MATERIALES
No. de Anexo | Denominación del Anexo | ||
17 | Inventario de Mobiliario y Equipo (Incluye Equipo de Cómputo) | ||
18 | Inventario de Parque Vehicular y Maquinaria | ||
19 | Relación de Bienes Inmuebles en Propiedad o Posesión | ||
20 | Reporte de Existencias en Almacén | ||
21 | Inventario de Formas Valoradas | ||
22 | Inventario de Obras de Arte y Decoración | ||
23 | Sellos Oficiales | ||
24 | Llaves de Cerraduras |
- DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
25 | Instrumentos de Consulta y Control Archivístico | |
26 | Listado de Expedientes que se encuentran en calidad de préstamo por el Centro de Documentación y Archivo | |
27 | Relación de Archivos Digitales | |
28 | Relación de Asuntos Sustantivos en Trámite |
VII. ADQUISICIONES Y SERVICIOS
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
29 | Relación de Adquisiciones y Contratación de Servicios Vigentes | |
30 | Relación de Contratos de Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles Vigentes | |
31 | Relación de Pólizas de Seguros Vigentes |
VIII. OBRA PÚBLICA
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
32 | Relación de Contratos de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma Vigentes |
|
33 | Relación de Contratos de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma Ejecutados en la Presente Administración (Concluidos) |
|
34 | Relación de Estudios y Proyectos Concluidos Viables de Ejecutar |
- ORGANIZACIÓN
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
35 | Estructura Orgánica Autorizada | |
36 | Reglamento Interior Autorizado | |
37 | Manual de Organización Autorizado | |
38 | Resumen de Plazas y Plantilla de Personal |
- FISCALIZACIÓN
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
39 | Reporte de Observaciones en Proceso de solventación Clasificadas por Ente Fiscalizador |
- ASUNTOS LEGALES
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
40 | Situación de Procesos Jurídicos Vigentes Promovidos por el Estado o sus Instituciones | |
41 | Situación de Procesos Jurídicos Vigentes Promovidos en Contra del Estado o sus Instituciones | |
42 | Relación de Contratos de Comodato Vigentes | |
43 | Relación de Contratos de Concesión Vigentes | |
44 | Relación de Acuerdos y Convenios Vigentes |
XII. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
45 | Inventario de Sistemas de Información Desarrollados y Adquiridos. | |
46 | Cuentas Digitales. |
XIII. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
No. de Anexo | Denominación del Anexo | |
47 | Reporte de Folios de Solicitudes de Acceso a la Información en Proceso de Atención. |
XIV. OTROS HECHOS
No. de Anexo | Denominación del Anexo | ||
48 | Concentrado de Sesiones de Comités | ||
49 | Concentrado de Sesiones de Consejo Consultivo | ||
50 | Concentrado de Observatorios |
Capítulo III.
Del acto de entrega-recepción final.
Artículo 22.- A la conclusión de cada periodo legal del titular de la Comisión, se deberán iniciar los trabajos respectivos al procedimiento de entrega-recepción final con una anticipación de al menos seis meses anteriores al término del mismo.
Artículo 23.- Durante el proceso de entrega-recepción final, los servidores públicos deberán tomar las medidas o acciones necesarias para garantizar el desarrollo normal de las actividades propias de la Comisión.
Artículo 24.- La administración saliente, durante el periodo de transición, establecerá comunicación con el equipo de asesores que apoye los trabajos del Presidente electo, con el propósito de coordinar las actividades preparatorias que permitan crear las condiciones propicias para el inicio de la nueva administración y dar a conocer los términos y condiciones en que se efectuará la entrega-recepción de la Comisión.
Artículo 25.- Para el desarrollo de los trabajos de la entrega-recepción final y logro de objetivos comunes, deberá integrarse un Comité de Transición, el cual se conformará por el presidente saliente, el presidente electo y las personas que para tal efecto se designen.
Artículo 26.- Corresponde al Comité de Transición establecer mediante acta o minuta, la coordinación necesaria con el propósito de conocer de manera general los recursos públicos y obligaciones que serán materia del proceso.
Lo anterior con la finalidad de que la formalización del acto de entrega-recepción final se realice de manera oportuna, eficiente y eficaz con apego a las disposiciones legales que lo regulan.
Artículo 27.- Con la finalidad de facilitar la integración de la información y documentación del proceso, es pertinente que la administración saliente:
- Realice los cobros y pagos correspondientes antes de que concluya su periodo.
- Provisione los recursos financieros necesarios para que la administración entrante dé continuidad y seguimiento a las actividades propias del cargo.
- Prevea y programe la emisión de cheques para que su cobro sea antes de que concluya la gestión, evitando cheques en tránsito o devueltos por cancelación de cuentas o fondos insuficientes. En el caso de transferencias, prever que su programación no sea posterior a la conclusión de la gestión.
- Mantenga actualizados en tiempo real los registros, controles, inventarios y demás información y documentación relativa en términos de lo previsto por el artículo 17 de la Ley, así como de las demás disposiciones en materia de contabilidad gubernamental.
Artículo 28.- Se podrán elaborar libros blancos de los programas, proyectos y políticas relevantes, que hayan concluido o bien que al término de la administración se encuentren en proceso de ejecución.
Artículo 29.- Los libros blancos deberán describir, de manera cronológica, las acciones conceptuales, legales, administrativas, operativas y de seguimiento que se hayan realizado, así como los resultados obtenidos por el programa, proyecto o política y hacer referencia al soporte documental correspondiente.
Artículo 30.- Los Libros Blancos se elaborarán e integrarán, según corresponda, conforme a los apartados siguientes:
- Presentación.- En este apartado se describirán el nombre y principales componentes del programa, proyecto, política de que se trate, el periodo que se documenta, principales características técnicas, áreas participantes y nombre y firma de los titulares de dichas áreas.
- Fundamento legal y objetivo del Libro Blanco.
III. Antecedentes.- Se deberán señalar las causas o problemática general que motivó la conceptualización y ejecución del programa, proyecto o política de que se trate.
- Síntesis ejecutiva del programa, proyecto o política.- Se deberá resaltar en una breve descripción cronológica, las principales acciones realizadas, desde la planeación, ejecución y seguimiento hasta la conclusión del programa, proyecto o política de que se trate.
- Resultados y beneficios alcanzados e impactos identificados.
- Anexos.- Se incluirá una relación cronológica y ordenada de todo el soporte documental que se generó durante las etapas de planeación, ejecución, seguimiento y puesta en operación del programa, proyecto o política, de acuerdo a su naturaleza y características.
Las temáticas que deberán considerarse para clasificar toda la documentación soporte del programa, proyecto o política, según corresponda, son las siguientes:
- a) Estudios, análisis, proyectos ejecutivos y expedientes técnicos;
- b) Autorizaciones y permisos;
- c) Proceso de adjudicación, contratos y convenios;
- d) Presupuesto autorizado y aplicación de los recursos (documentación soporte de los trámites yregistros contables y presupuestarios realizados);
- e) Informes periódicos de avances y situación e informe final,y
- f) Auditorías de los entes de fiscalización (auditorías practicadas y la atención a las observaciones determinadas).
Artículo 31.- Los Libros Blancos que se hayan elaborado formarán parte de los anexos del acta de entrega-recepción del Titular de la Comisión.
Capítulo IV.
Disposiciones Finales.
Artículo 32.- Corresponderá al Órgano Interno de Control la interpretación de los presentes Lineamientos, así como la resolución de los casos no previstos en los mismos, incluyendo lo relacionado con formatos e instructivos.
Artículo 33.- El Órgano Interno de Control vigilará el cumplimiento de los presentes Lineamientos y sancionará las infracciones al mismo en términos de la Ley General de Responsabilidades Administrativas.
Artículo 34.- Los presentes Lineamientos entrarán en vigor a partir del día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado.
M.D.F. Vania Tamahara Vite Rangel
Titular del Órgano Interno de Control de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo
Rúbrica
Derechos Enterados. 15-10-2020
Periódico Oficial Alcance 1 del 19 de octubre de 2020
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